Sebagai seorang Project Manager, Anda tentu memiliki banyak sekali tugas yang apabila dibiarkan begitu saja akan membuat Anda lupa atau bahkan malas untuk menyelesaikannya. Tugas-tugas tersebut ada tentu untuk diselesaikan. Ada tugas rutin yang harus dimonitoring terus menerus, ada pula tugas-tugas yang sifatnya hanya sekali saja dilakukan. Nah, bagaimana cara mengatur agar tugas-tugas tersebut tidak menjadi beban bagi Anda?
1. Konsolidasikan
Anda tentu memiliki banyak sekali tugas dan biasanya Anda akan mencatat semua tugas-tugas tersebut di memo, buku, atau di gadget Anda. Tetapi hanya sekedar mencatat terkadang malah membuat Anda down dan malas untuk mengerjakannya. Apalagi bila tugas-tugas yang ada sangat banyak dan detail. Untuk itu Anda perlu konsolidasikan semua tugas-tugas tersebut. Tugas yang ada biasanya saling berkaitan satu sama lain. Temukan tugas-tugas yang sama dan saling terkait, buat dalam satu tema tugas yang lebih sederhana.
2. Prioritaskan
Dari sekian banyak tugas-tugas yang telah Anda konsolidasi, buatlah prioritas. Prioritas tugas tergantung dari segi waktu dan pentingnya tugas tersebut untuk segera diselesaikan. Bisa pula dari segi biaya dan akibat yang muncul apabila tugas tersebut tertunda.
3. Skedulkan
Buatlah jadwal/skedul tugas-tugas tersebut. Kapan harus dimulai, kapan harus selesai. Dengan membuat skedul, Anda dan tim akan tahu beban kerja yang harus dikerjakan. Buatlah skedul serealistis mungkin.
4. Update
Selalu update dengan tugas-tugas yang sudah Anda jadwalkan. Terkadang ada jadwal yang bergeser karena satu dan lain hal. Terus lakukan monitoring dan pasang deadline penyelesaian tugas.
5. Komunikasikan
Selalu komunikasi tugas-tugas Anda kepada tim Anda. Apa yang harus dikerjakan, dimulai, diselesaikan, didahulukan, dll. Komunikasikan pula bila sebuah tugas sudah selesai (atau tidak perlu lagi dikerjakan) sehingga tidak terjadi pemborosan energi tim Anda.
Hansen's Kammer 